Política de Privacidade
Este documento explica quais dados pessoais a Agensys trata no painel da agência e no portal do cliente, por que trata cada um deles, com quem compartilha, por quanto tempo guarda e como você exerce seus direitos. Ele descreve o funcionamento real do sistema, não um texto genérico.
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01Quem é responsável por cada dado
A LGPD separa quem decide o uso dos dados (controlador) de quem processa em nome de outra empresa (operador). Na Agensys essa divisão é a seguinte:
| Situação | Papel da plataforma | O que isso significa |
|---|---|---|
| Conta de quem usa a plataforma (equipe da agência e usuários do portal do cliente) | Controladora | Decidimos quais dados de cadastro, acesso e cobrança são necessários para a conta existir e funcionar. |
| Dados que a agência cadastra ou recebe: leads, conversas de WhatsApp, contratos, projetos, agenda, financeiro | Operadora | A agência é a controladora. Tratamos esses dados seguindo as instruções dela e não os usamos para finalidades próprias. |
| Visitantes deste site | Controladora | Apenas o necessário para o site funcionar e para responder um contato que você envie. |
Se você é um lead ou cliente de uma agência que usa a plataforma e quer acessar, corrigir ou excluir seus dados, o pedido deve ser feito à agência com quem você se relacionou. Se nos procurar, vamos encaminhar o pedido a ela e apoiar no atendimento.
02O essencial em cinco linhas
- Tratamos apenas os dados necessários para a plataforma funcionar — não compramos nem vendemos dados.
- Não usamos cookies de publicidade, pixels de rede social nem ferramentas de rastreamento nos painéis.
- Segredos de integração (tokens do WhatsApp, Google, Meta e Mercado Pago) ficam criptografados com AES-256-GCM.
- Cada agência só enxerga os próprios dados; o portal mostra ao cliente apenas o que foi transferido a ele.
- Você pode exercer seus direitos pelo e-mail [email protected].
03Dados que tratamos, por área
O painel da agência e o portal do cliente compartilham a mesma base de dados. Abaixo está o inventário por área, com a finalidade de cada grupo de informações.
Conta e acesso
| Dados | Para quê |
|---|---|
| Nome, e-mail, senha (guardada como hash), foto de perfil e idioma | Criar a conta, autenticar e personalizar a interface. |
| Login com Google (identificador da conta e tokens do provedor) | Permitir entrar sem senha, quando você escolhe essa opção. |
| Sessões: data de expiração, endereço IP e navegador (user agent) | Manter você conectado, listar sessões ativas e identificar acesso indevido. |
| Convites enviados, papéis e permissões | Controlar quem entra na agência ou no portal e o que cada pessoa pode fazer. |
Cadastro da agência, clientes e empresas
| Dados | Para quê |
|---|---|
| Nome da agência, identidade visual, domínio próprio e configurações | Entregar o painel e o portal com a marca da agência. |
| Clientes atendidos e suas empresas, incluindo CNPJ/CPF quando informado | Organizar o atendimento, emitir contratos e faturas. |
| Membros do cliente e a quais empresas cada um tem acesso | Dar ao cliente acesso apenas ao que é dele. |
CRM e leads
| Dados | Para quê |
|---|---|
| Nome, e-mail, telefone, origem e observações do lead | Atender, qualificar e acompanhar a oportunidade comercial. |
| Campos personalizados da campanha (texto livre, preservado como chegou) | Guardar o que o formulário, a planilha ou o anúncio enviou — o conteúdo é definido pela agência. |
| Comentários internos da equipe e histórico de etapas do funil | Registrar o andamento do atendimento. |
| Registro bruto de cada recebimento do webhook de captação | Permitir auditoria e reprocessamento quando um lead não entra corretamente. |
O campo de campos personalizados aceita qualquer conteúdo enviado pela origem. A agência é responsável por não coletar ali dados sensíveis (saúde, biometria, origem racial, convicção religiosa, entre outros) sem base legal específica.
WhatsApp e atendimento
| Dados | Para quê |
|---|---|
| Número e identificador do contato, nome exibido e conversas | Atender pelo WhatsApp dentro do painel, com histórico. |
| Mensagens enviadas e recebidas: texto, legendas, arquivos, imagens, áudios e vídeos | Manter o histórico do atendimento e permitir que a equipe e a IA respondam com contexto. |
| Transcrição de áudios recebidos | Permitir ler, pesquisar e responder mensagens de voz. |
| Resumo da conversa, rascunhos da IA e comparação entre resposta da IA e da equipe | Melhorar as respostas da IA da própria instância. |
| Base de conhecimento e instruções escritas pela agência | Orientar a IA no atendimento. |
| Credenciais da instância de WhatsApp | Conectar ao serviço de mensagens. Ficam criptografadas. |
Agenda e Google Calendar
| Dados | Para quê |
|---|---|
| Compromissos: título, descrição, local, horário e fuso | Organizar reuniões e enviar lembretes. |
| Participantes: nome e e-mail | Identificar quem participa e vincular o compromisso ao lead. |
| Conexão com o Google: e-mail da conta, escopos e tokens de acesso | Sincronizar a agenda nos dois sentidos. Os tokens ficam criptografados. |
Contratos e assinatura eletrônica
| Dados | Para quê |
|---|---|
| Nome, e-mail, CPF e função de cada signatário | Identificar quem assina. |
| Imagem da assinatura, data, método de verificação e registro do consentimento | Compor o documento assinado. |
| Endereço IP, navegador e hash do conteúdo no momento da assinatura | Provar a integridade do documento e a autoria da assinatura, como exige a prática de assinatura eletrônica. |
Financeiro, planos e moedas
| Dados | Para quê |
|---|---|
| Transações, faturas, produtos, contratos e formas de pagamento cadastradas | Gestão financeira da agência e cobrança dos clientes. |
| Assinatura do plano, carteira de moedas e histórico de consumo | Controlar o saldo e cobrar o uso de recursos de IA. |
| Pagamentos pelo Mercado Pago: identificador da cobrança, status e conta conectada | Receber e conciliar pagamentos. Dados de cartão são tratados pelo Mercado Pago; a plataforma não recebe nem armazena o número do cartão. |
Projetos, tarefas e aprovações
| Dados | Para quê |
|---|---|
| Projetos, quadros, tarefas, responsáveis e comentários | Executar e acompanhar o trabalho da agência. |
| Pedidos de aprovação enviados ao cliente e a resposta dele | Registrar aprovações no portal. |
Conteúdo e redes sociais
| Dados | Para quê |
|---|---|
| Posts, artigos de blog e agendamentos de publicação | Produzir e publicar conteúdo. |
| Integração com Instagram e Facebook: identificador e nome da conta e da página, além do token de acesso | Publicar em nome do cliente que autorizou a conexão. O token fica criptografado e pode ser revogado a qualquer momento. |
Inteligência artificial
| Dados | Para quê |
|---|---|
| Conteúdo enviado ao provedor de IA: mensagem do contato, histórico recente da conversa, instruções e base de conhecimento | Gerar a resposta, o resumo, a transcrição ou o conteúdo pedido. |
| Registro de uso: agência, ação, provedor, modelo e se a chamada deu certo | Cobrar o consumo e acompanhar falhas. Esse registro não guarda o conteúdo. |
Registros técnicos
| Dados | Para quê |
|---|---|
| Trilha de auditoria: ação, tipo de registro afetado, usuário, IP e data | Investigar incidentes e cumprir a obrigação de manter registros de acesso. |
| Registros de execução das automações, incluindo o que cada passo recebeu e devolveu | Depurar automações e explicar por que um envio falhou. |
| Registros técnicos do servidor e da fila de processamento | Operar, diagnosticar e proteger o serviço. |
04De onde vêm esses dados
- De você: cadastro, convites aceitos, dados digitados nos painéis e arquivos que você envia.
- Da agência que atende você: quando ela cadastra um cliente, um lead ou importa uma planilha.
- De quem entra em contato: mensagens recebidas no WhatsApp conectado.
- De formulários e anúncios: o webhook de captação recebe o que o site, a landing page ou a plataforma de anúncios envia.
- De integrações autorizadas: Google Calendar, Instagram e Facebook, Mercado Pago — sempre depois de uma conexão aprovada por você.
05Por que tratamos e com qual base legal
| Finalidade | Base legal (LGPD, art. 7º e 11) |
|---|---|
| Criar e manter a conta, dar acesso aos painéis e prestar o serviço contratado | Execução de contrato (inciso V) |
| Cobrança, emissão de faturas e controle de consumo | Execução de contrato e obrigação legal (incisos V e II) |
| Segurança, prevenção a fraude, trilha de auditoria e registros de acesso | Obrigação legal e legítimo interesse (incisos II e IX) |
| Suporte técnico e comunicação sobre o funcionamento do serviço | Execução de contrato (inciso V) |
| Atendimento a leads e clientes pela agência (CRM, WhatsApp, automações) | Tratamento em nome da agência, que responde pela base legal escolhida por ela |
| Guarda de documentos fiscais e contratuais | Obrigação legal e exercício regular de direitos (incisos II e VI) |
| Envio de novidades e material comercial pela plataforma | Consentimento, revogável a qualquer momento (inciso I) |
Não usamos os dados dos seus clientes para treinar modelos próprios nem para qualquer finalidade comercial nossa.
06Com quem compartilhamos
Compartilhamos apenas o necessário para o serviço funcionar, com fornecedores que atuam como operadores. Cada integração só recebe dados depois que você a conecta.
| Fornecedor | O que recebe | Quando |
|---|---|---|
| Provedor de infraestrutura e banco de dados | Todos os dados armazenados, em ambiente sob nosso controle | Sempre — é onde a plataforma roda |
| Serviço de armazenamento de arquivos | Arquivos e mídias enviados (contratos, anexos, mídias do WhatsApp) | Ao enviar ou receber um arquivo |
| Serviço de mensagens do WhatsApp (Evolution API) | Número do contato e conteúdo das mensagens | Com uma instância de WhatsApp conectada |
| Provedores de inteligência artificial (por exemplo OpenAI, Anthropic, Google, Mistral, Groq, DeepSeek, xAI ou OpenRouter, conforme a configuração da plataforma) | O conteúdo necessário para gerar a resposta ou o conteúdo pedido | Ao usar um recurso de IA |
| Google (Calendar e login) | E-mail da conta e dados dos compromissos sincronizados | Com a conexão do Google ativa |
| Meta (Instagram e Facebook) | Conteúdo publicado e identificadores da conta e da página | Com a integração conectada |
| Mercado Pago | Dados da cobrança e do pagador | Em cobranças e assinaturas |
| Provedor de e-mail transacional (Resend ou Gmail API) | Nome e e-mail do destinatário e o conteúdo da mensagem | Em convites, recuperação de senha e avisos |
Também podemos compartilhar dados com autoridades quando houver obrigação legal ou ordem judicial, e com assessores jurídicos e contábeis no exercício regular de direitos.
07Transferência internacional
Parte dos fornecedores acima processa dados fora do Brasil (é o caso dos provedores de IA, do Google, da Meta e de serviços de e-mail). Nesses casos a transferência acontece para execução do contrato e mediante cláusulas contratuais e compromissos de proteção equivalentes aos da LGPD, conforme o art. 33 da lei. Se você preferir não usar um recurso que envolve transferência internacional, ele pode ser desligado na configuração da instância ou da integração.
08Por quanto tempo guardamos
| Dado | Prazo |
|---|---|
| Dados da conta e conteúdo dos painéis | Enquanto a conta existir |
| Dados excluídos pela agência no painel (lead, conversa, projeto, cliente) | Removidos do banco no momento da exclusão, junto com os registros vinculados |
| Sessões de acesso | Até 7 dias após o último uso, quando expiram |
| Documentos fiscais, contratos e assinaturas | Pelo prazo legal aplicável, contado da emissão ou do fim do contrato |
| Trilha de auditoria e registros de acesso | Pelo prazo necessário à segurança e ao cumprimento da lei |
| Conta encerrada | Os dados são eliminados ou anonimizados após o encerramento, salvo o que a lei exigir manter |
Excluir um registro no painel apaga também o que depende dele. Apagar um cliente, por exemplo, apaga as empresas, contratos, instâncias de WhatsApp e integrações daquele cliente. A ação não pode ser desfeita.
09Seus direitos
O art. 18 da LGPD garante a você:
- confirmar se tratamos dados seus e acessar esses dados;
- corrigir dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
- pedir anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados fora da lei;
- pedir a portabilidade dos dados a outro fornecedor;
- saber com quem compartilhamos seus dados;
- revogar o consentimento, quando o tratamento se basear nele;
- se opor a um tratamento feito com base em legítimo interesse;
- pedir revisão de decisão automatizada que afete seus interesses.
Para exercer qualquer um deles, escreva para [email protected]. Respondemos em até 15 dias. Podemos pedir informações adicionais para confirmar sua identidade antes de atender. Se o dado estiver sob responsabilidade de uma agência cliente, encaminhamos o pedido a ela.
Dentro dos painéis, boa parte disso é imediata: a agência pode exportar os leads em CSV, XLSX ou PDF, editar qualquer cadastro e excluir registros a qualquer momento.
11Crianças e adolescentes
A plataforma é uma ferramenta de trabalho e não se destina a menores de 18 anos. Um atendimento pode, porém, envolver um interessado menor de idade — é o caso de uma escola falando com um aluno. Nesses casos o tratamento deve observar o art. 14 da LGPD, no melhor interesse do menor e com consentimento de um responsável. A plataforma oferece recursos para identificar essa situação e direcionar a conversa ao responsável; cabe à agência usá-los e responder pela base legal do atendimento.
12Segurança
Adotamos medidas técnicas e administrativas para proteger os dados: criptografia em trânsito e de segredos, isolamento entre agências, controle de acesso por papel, trilha de auditoria e limite de requisições. Os detalhes estão na Política de Segurança. Em caso de incidente com risco relevante, comunicamos os titulares e a ANPD nos prazos da lei.
13Alterações e contato
Esta política pode mudar quando lançarmos recursos que tratem dados de forma diferente. A data de revisão no topo indica a versão vigente, e mudanças relevantes são avisadas dentro do painel.
Dúvidas, pedidos ou reclamações sobre dados pessoais: [email protected]. Você também pode reclamar diretamente à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
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